Belgique, Cour de cassation

Actuellement, non.

La possibilité de constituer un dossier électronique est au centre du projet PHENIX . Au cours de la procédure, le juge ou d’autres parties intéressées peuvent suivre et surveiller l’avancement du dossier. Cela nécessite que soient clairement définis les rôles et les responsabilités des diverses parties concernées.

Actuellement, chaque tribunal doit, à chaque niveau de la procédure, réintroduire toutes les informations nécessaires au traitement d’un dossier. De plus, aucune uniformité n’existe quant à la codification des affaires… ce qui engendre des problèmes lors de la circulation d’un dossier à travers plusieurs niveaux de juridictions. Le nouveau système permettra de résoudre ces problèmes.

Quelques détails :
 un contrôle et une gestion centralisés des codes sera mise en place ;
 les données venant de la Police Fédérale entreront par un seul canal (électronique) ;
 les banques de données communes à toutes les juridictions seront uniformes : avocats, huissiers de justice, codes de prévention, identité des plaignants, …
Cette intégration à tous les échelons ainsi qu’une meilleure vue globale du système auront comme avantages :
 une introduction unique du dossier, en début de chaîne, avec la possibilité pour chaque niveau de juridiction de compléter celui-ci par des éléments qui lui sont propres ;
 la constitution d’un dossier électronique complet, qui sera enrichi par des données venant d’Internet (magistrats, avocats, entreprises, …)
 une meilleure vue globale du dossier par les personnes traitant celui-ci, ainsi qu’un gain de temps énorme dans la gestion des affaires.

Dans le cadre du projet Phénix, le dépôt électronique des actes judiciaires par des auxiliaires de la Justice (avocats, huissiers) est envisagé. Ceux-ci auront un accès personnalisé au système (avec contrôle d’identité électronique).

Il va de soi que la mise en œuvre de moyens de protection, notamment la signature digitale, est essentielle pour garantir l’intégrité et la confidentialité des données introduites dans le système.

La loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification constitue la base juridique et permet dès à présent de mettre en place la transmission électronique des documents. Son article 4, § 4, dispose en effet : « Sans préjudice des articles 1323 et suivants du Code civil, une signature électronique avancée réalisée sur la base d’un certificat qualifié et conçue au moyen d’un dispositif sécurisé de création de signature électronique, est assimilée à une signature manuscrite, qu’elle soit réalisée par une personne physique ou morale ».

La nouvelle carte d’identité électronique, dont la distribution a commencé dans dix communes pilotes à partir du 1er janvier 2004 pourrait constituer, tant pour les justiciables que pour les acteurs de la justice (magistrats, greffiers, avocats, etc), la clé d’identification et d’accès au système. Elle pourra garantir l’authenticité de la signature électronique : « La nouvelle carte d’identité électronique sera automatiquement pourvue d’une signature électronique destinée à diverses applications avec l’autorité ».

L’encadrement législatif du système Phénix est actuellement à l’étude, et comprendra certainement les aspects du contrôle de l’accès au système et de la certification des signatures .

En outre, un module spécifique appelé « Prudence » assurera la gestion et le contrôle des autorisations d’accès au système. Il comportera des éléments statiques, par ex. des critères définis par la qualité de l’utilisateur, et des éléments dynamiques, liés par ex. à l’état d’avancement des procédures.

Lors de l’enregistrement, certaines données formelles, telles que l’identité des parties, seront vérifiées et tenues automatiquement à jour par l’établissement d’un lien avec les bases de données externes (par ex. registre national, registre des sociétés).

Le dossier électronique se définira donc comme un ensemble de fichiers électroniques se rapportant à une affaire, comportant tous les actes de la procédure, dans un format offrant toutes les garanties d’authenticité des actes y versés et dont l’enregistrement est organisé de façon structurée dans une base de données.

La présence au dossier et l’intégrité de chaque document seront certifiées par le greffier ou le secrétaire de parquet, à l’aide d’un inventaire permanent qui enregistrera le dépôt des actes, et permettra le classement chronologique et logique (possibilité de créer des fardes, sous-fardes, etc…) des pièces. Le classement chronologique assurera le contrôle de la régularité de la procédure (délais, origine et authentification), tandis que le classement logique devra permettre une consultation plus aisée.

Les actes du dossier :

Pour permettre la gestion informatisée des dossiers, tous les actes doivent être enregistrés sous forme électronique. Mais les actes peuvent tout aussi bien avoir une origine « papier » qu’électronique .

Il y a dès lors trois distinctions à faire :

a. actes déposés sous forme « papier » par les parties, tiers etc...

traitement : le document est scanné et enregistré dans un format d’image inaltérable (bloqué) – par ex. sous le format PDF (portable document format). L’opération est effectuée par un greffier ou un secrétaire de parquet qui certifiera l’authenticité de la transcription électronique par l’apposition de sa propre signature électronique.

b. actes transmis aux autorités judiciaires sous forme électronique (e-mail),
traitement : enregistrement direct dans la base de données : l’authenticité est assurée par la signature électronique du correspondant.

c. actes générés par les autorités judiciaires elles-mêmes : deux nouvelles distinctions sont à faire :
 le document est en cours de rédaction – documents de travail : stockage libre réservé à son auteur – non accessible par le système.
 documents définitifs – authentifiés par les signatures électroniques des magistrats et greffiers et/ou secrétaires et bloqués dans un format inaltérable (PDF).