La dématérialisation des dossiers de cassation

Monsieur Michel AZOULA

Ingénieur, chef de projet du service informatique à la Première Présidence de la Cour de cassation de France

Le juge de cassation et les nouvelles technologies
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Dans le cadre de ce sous-thème "le Juge de cassation et les nouvelles technologies", je vais vous présenter un des projets importants dans lequel la Cour de cassation de France est engagée et qui concerne la dématérialisation des dossiers de cassation.
J’essaierai d’être rapide et de respecter ce sommaire, c’est-à-dire l’architecture générale, les objectifs qui président à la réalisation de ce projet, les quelques principes que nous avons retenus pour mettre en place ces applications, les modifications des méthodes de travail que cela implique, les quelques choix techniques importants que nous avons mis en œuvre et, enfin, en ce qui concerne la mise en œuvre à proprement parler, les quelques règles que nous nous sommes assignées.

Concernant l’architecture générale du système d’information dans le cadre de la dématérialisation des dossiers, le système d’information figuré ici de façon centrale contient deux types d’informations : d’une part, les données de procédure traditionnellement gérées dans le cadre de la gestion des dossiers, des procédures, ce que l’on fait depuis très longtemps en informatique et, d’autre part, un certain nombre de documents qui, jusqu’à une période plus récente, n’étaient pas nécessairement introduits dans le système d’information lui-même, du moins d’un point de vue numérique.

Ce système d’information n’est pas isolé ; il communique avec un certain nombre de partenaires soit externes, soit internes à l’organisation. On peut citer à ce titre les justiciables, les avocats avec lesquels on va échanger des déclarations de pourvoi, des mémoires, des pièces, les juridictions du fond qui vont nous faire parvenir les dossiers de première instance, les dossiers d’appel et, d’un point de vue interne, les magistrats de la juridiction qui vont rédiger un certain nombre de documents, rapports, projets, en particulier projets d’arrêt.
En ce qui concerne l’architecture générale du système d’information, jusqu’à présent, on avait aisément traité les données de procédure en tant que telles de façon factuelle, mais assez rarement associé les documents correspondant aux procédures informatisées.

Les objectifs que nous souhaitons atteindre à travers ce projet sont les suivants :
 Supprimer ou du moins réduire l’ensemble des manipulations de dossiers et de copies de pièces très nombreuses suite à un classement au greffe, à un transfert vers les chambres, à un transfert au greffe, à un transfert au parquet, au transport physique par les conseillers, à l’autographie, la photocopie de l’ensemble des pièces et de multiples distributions.

 Permettre un accès électronique pour une consultation simultanée par les magistrats concernés et permettre de réutiliser plus aisément le contenu : à partir du moment où l’on peut récupérer un support numérique, il est aisé de récupérer une partie du texte en général pour le réintégrer dans sa propre production.

 Permettre de renforcer la sécurité, en ce qui concerne, d’une part, la gestion physique des dossiers qui sera centralisée et, d’autre part, la récupération et le classement des pièces du dossier qui donneront systématiquement lieu à un contrôle de ce qui a été réellement introduit dans le système informatique.

Pour réaliser ces objectifs, on a posé un certain nombre de principes, notamment un principe d’archivage centralisé du dossier dès sa création initiale. C’est un concept d’archives vivantes en quelque sorte, puisque les pièces papiers vont continuer à nous parvenir pendant un certain temps. Ce dossier sera constitué, archivé, classé à un endroit précis.
Le deuxième principe sera le classement des pièces systématiquement effectué dans les dossiers archivés, éventuellement après numérisation s’il s’agit d’un support papier, sinon le document électronique qui pourra nous être transmis sera directement intégré en tant que support électronique après un enregistrement préalable des données, et donnera lieu à un contrôle de la saisie et de l’association des documents.

Chaque fois que ce sera possible, on s’efforcera de récupérer le document électronique.
Néanmoins, sur cette question, il convient de réaliser un certain nombre d’avancées en matière de modification des textes, puisque les textes prévoient par exemple que la déclaration de pourvoi doit être déposée au greffe.

Je vais illustrer rapidement cette récupération du format électronique à travers une expérimentation, qui est une application opérationnelle aujourd’hui, de communication avec les avocats au Conseil d’Etat et à la Cour de cassation permettant désormais de communiquer dans les deux sens entre les avocats aux Conseils et la Cour de cassation.
Dans le sens Cour vers avocats, cette communication électronique permet aux avocats d’avoir connaissance des événements qui se sont produits sur les affaires dans lesquelles ils sont constitués.

Dans ce même sens, les avocats peuvent rechercher des affaires et consulter, s’ils sont constitués dans ces affaires, de façon détaillée l’état d’avancement des affaires qui les concernent.
Enfin, toujours dans ce sens, les avocats peuvent également télécharger en local, dans leur cabinet, l’ensemble des données relatives soit à une affaire, soit aux affaires mises à jour et dont l’état d’avancement a été modifié sur une certaine période, soit enfin pour les cas d’initialisation de leur propre système de gestion, de l’ensemble des affaires de leur cabinet.

Dans le sens avocats vers Cour, les avocats nous transmettent les déclarations de pourvoi, suite à une saisie locale ou à l’extraction des données de procédure de leur propre système de gestion, sous la forme de fichiers textes, format relativement simple, qu’ils vont télécharger en ligne à partir du site Web mis à leur disposition. Cela concerna également les mémoires qui sont généralement saisis localement en traitement de texte, donc disponibles dans les cabinets d’avocats sous la forme traitement de texte, qui seront imprimés au format PDF, c’est-à-dire un format public choisi d’une façon générale pour la Cour de cassation pour tous les documents textes ; ces mémoires vont donc être également transmis en ligne à la Cour de cassation.

Un principe a été retenu ; il concerne la traçabilité de cette communication, qui réside dans la journalisation de l’ensemble des connexions et la possibilité pour chacun des cabinets de consulter les connexions qu’il a effectuées, les consultations d’affaires, les téléchargements ; toutes les opérations réalisées au titre de la communication entre les cabinets et la Cour de cassation font donc l’objet systématiquement d’un enregistrement pour des raisons de sécurité.

En termes d’architecture technique, je ne vais pas rentrer dans des détails trop pointus. Simplement, la connexion entre un cabinet d’avocats et le serveur de la Cour de cassation est sécurisée, elle se fait à travers d’une part, côté justice, l’accès au réseau privé virtuel du Ministère de la justice, l’Intranet du Ministère de la justice et, côté cabinet d’avocats, l’avocat se connecte à un tiers certificateur en mode sécurisé, c’est-à-dire en utilisant un certificat qui est en quelque sorte sa carte d’identité électronique. Le tiers certificateur réalise la liaison elle-même à l’Intranet du Ministère pour atteindre le serveur de la Cour de cassation.

En ce qui concerne la mise en œuvre de cette application, nous avions signé en juillet 2002 une convention qui définit et régit les modalités de cette communication. Nous avons démarré assez rapidement avec trois cabinets pilotes et nous avons validé et décidé d’étendre l’expérimentation en juin 2003. On peut dire aujourd’hui, en mai 2004, que vingt-six cabinets sont équipés ou en cours d’équipement sur les soixante cabinets des avocats aux Conseils.
Voilà pour ce principe de récupération du format électronique.
Bien sûr, en ce qui concerne la dématérialisation des dossiers, nous avons une possibilité d’accès ponctuel aux dossiers, voire de récupération ponctuelle de documents qui n’auraient pas fait l’objet d’une dématérialisation.

Une autre caractéristique de la dématérialisation des dossiers de cassation est la modification des méthodes de travail. Cela va toucher à la fois le poste de travail du greffe, puisqu’on va lui donner la possibilité d’associer cette fois des documents à des étapes de procédure, voire de consulter des documents associés à des procédures ; donc, cela va nécessiter également de pouvoir disposer, partout où l’accès au dossier est nécessaire, d’un accès informatique, c’est-à-dire de postes de travail informatiques. Je pense en particulier aux salles d’audience et ce type d’installation est effectivement en cours, notamment à la Cour de cassation en France.

Le poste du travail du magistrat est fortement impacté par la dématérialisation des dossiers de cassation dans la mesure où, très souvent aujourd’hui, la remise du dossier physique, du dossier papier permet le déclenchement de l’action. S’il n’y a plus de remise matérielle d’un dossier papier, il faut trouver d’autres mécanismes et c’est à travers la définition de ce que nous avons baptisé un "bureau virtuel du magistrat" que l’on va pouvoir effectuer ce suivi de dossier, avec la possibilité de consulter des affaires, des documents associés, de récupérer des données, tout ou partie des textes de certains documents, comme les moyens de cassation produits dans les mémoires des avocats, et d’intégrer un certain nombre d’outils d’aide à la décision, tels que les outils documentaires par exemple.

Voici ce que pourrait être un bureau virtuel, qui est un projet chez nous, avec les dossiers en cours, les audiences à venir et la documentation. Bien entendu, tous ces éléments figurent sous la forme de liens hypertextes, donc avec la possibilité d’accéder directement à l’état d’un dossier en cours et, éventuellement, de récupérer les documents associés, toujours au format PDF.

Plutôt que de faire une révolution technologique, nous avons choisi de faire évoluer nos propres applications de gestion et de développer de façon complémentaire à nos applications, qui sont actuellement réalisées en mode client serveur, de développer des applications en technologie Web sur l’Intranet. Cela permet un accès relativement souple à l’ensemble de ces éléments, quel que soit le lieu de travail, y compris éventuellement le domicile du magistrat.

Second point important : le choix du format PDF image pour les documents uniquement consultables et PDF texte pour les documents qui devront être réutilisés.

En ce qui concerne le stockage des documents, nous avons retenu le système de gestion de base de données Oracle. Enfin, nous installerons des scanners haut débit dans les trois greffes concernés et au service des archives pour numériser les pièces ne faisant pas l’objet d’une dématérialisation en amont.

En ce qui concerne la mise en œuvre, du point de vue des applications, il s’agit plus d’un processus d’évolution de nos applications existantes ; du point de vue des échanges avec les partenaires, à chaque fois que ce sera possible, que ce soit les avocats ou les juridictions, il faudra développer ces échanges, afin de récupérer des documents numériques.

Enfin, le maître mot de ce projet est la progressivité, aussi bien en ce qui concerne l’évolution des méthodes de travail, que l’on ne peut pas envisager en claquant des doigts ni décréter, mais qui doit être mise en place progressivement et entrer dans la culture de tout un chacun. Par rapport à ce projet, un certain nombre d’outils ont d’ores et déjà été mis en place à la Cour de cassation, mais nous avons encore un programme assez chargé de mise en place de nouveaux outils que nous allons traiter progressivement.
Je vous remercie.